Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z punktu widzenia ich późniejszego użytkowania, a nie tylko samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy często wynikają z z pozoru drobnych decyzji podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie lub zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wówczas, gdy pomieszczenia są już wykończone.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko i wyłącznie dzisiejsze wyposażenie, niemniej jednak także sposób korzystania z obiektu. Całkiem inaczej planuje się układ dla przestrzeni, w której większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a całkiem inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma także przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych pomieszczeń, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów oraz sposób podziału instalacji.
Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa w późniejszym czasie na sposobność wykonania pomiarów, przemian, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że dostępność jest na prawdę często niedoceniana, zwłaszcza gdy podczas projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na w pełni puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej. Trzeba też brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, jeżeli już w przyszłości zabraknie miejsca na komfortowe doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia szybko stają się widoczne.
Część teletechniczna wymagponadto uwzględnienia sposobu przepływu informacji wśród urządzeniami. W współzależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, kontroli dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Każdy z owych systemów może mieć inne wymagania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi nierzadko do problemów w trakcie wykonania. Istotne jest też oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze stosunkowo łatwo odtworzyć jej układ, ale przy rozbudowanym obiekcie bez odpowiedniej dokumentacji szybko pojawia się trudność z postanowieniem, który przewód odpowiada za dokładnie określone urządzenie. W efekcie nawet prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie jedynie pierwotne założenia projektowe.
Zmiany wprowadzone w trakcie budowy są następnym elementem, którego nie warto pomijać. Podczas realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a faktycznym układem ścian, stropów albo innych instalacji. W pewnych przypadkach zmiana wynika też z wyborów dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma duże znaczenie dla całego układu, niemniej jednak każda powinna być oceniona pod względem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać przeróbkę długości przewodu, przebiegu trasy albo miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przeróbek pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych trzeba rozpatrywać jako proces związany też z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wtedy, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia lub wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.
Więcej informacji: projektant systemów ppoż.