Nagranie rozmowy może zawierać znacznie więcej informacji, niż wynikałoby z pobieżnego odsłuchania. Wypowiedzi często są przerywane, rozmówcy wchodzą sobie w frazę, a część zdań pozostaje niedokończona. Dopiero przy dokładnym odsłuchiwaniu widać, jak sporo elementów trzeba uwzględnić podczas budowy zapisu.
Transkrypcja nagrań polega na przeniesieniu wypowiedzi z formy dźwiękowej do tekstu, ale sposób utworzenia takiego zadania zależy od przeznaczenia materiału. Przeciwnie można opracować rozmowę przeznaczoną do późniejszego przeczytania, a zupełnie inaczej zapis, w którym ważne jest zachowanie możliwie wiernego przebiegu wypowiedzi. Znaczenie ma także jakość pliku. Szum tła, pogłos, cichy głos albo kilka osób mówiących równocześnie mogą utrudnić właściwe rozpoznanie słów. W takich przypadkach nie powinno się uzupełniać brakujących fragmentów na bazie przypuszczeń. Lepszym rozwiązaniem jest wyraźne zaznaczenie, że dany fragment jest nieczytelny albo nieprosty do ustalenia.
W sytuacji materiałów wykorzystywanych w sprawach prawnych szczególnej uwagi wymaga dokładność zapisu. Transkrypcja do sądu może obejmować rozmowy telefoniczne, przesłuchania, spotkania, wiadomości głosowe czy inne nagrania, które mają znaczenie dla określonego postępowania. W takim dokumencie istotna jest kolejność wypowiedzi oraz możliwość łatwego odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Z tego powodu przydatne bywają oznaczenia czasu, podział na poszczególnych rozmówców i konsekwentne stosowanie tych samych oznaczeń w całym dokumencie. Nie należy prócz tego poprawiać wypowiedzi w taki sposób, ażeby brzmiała bardziej logicznie niż na oryginalnym nagraniu. Usterki językowe, powtórzenia czy urwane zdania mogą stanowić część rzeczywistego przebiegu rozmowy (polecana strona:transkrypcja cennik). Jeśli materiał ma być w przyszłości oceniany w konkretnym postępowaniu, znaczenie ma również to, czy dokument przedstawia dosłowną treść nagrania, czy jedynie jego uporządkowaną wersję. Te dwa podejścia nie są tym samym i nie za każdym razem można je stosować zamiennie.
Pojęcie stenogram jest powiązane z wiernym zapisem wypowiedzi, jednak w praktyce metoda takiego dokumentu może być dostosowana do charakteru nagrania. Przy większej liczbie uczestników samo rozpoznanie głosów bywa wyzwaniem, zwłaszcza gdy osoby mają podobną barwę głosu lub nagranie zostało zrobione z większej odległości. Pomocny jest wtedy kontekst rozmowy, niemniej jednak nie powinien on prowadzić do dopisywania treści, których nie można usłyszeć. Osobną kwestią są nazwy własne, nazwiska, numery, daty i specjalistyczne określenia. Pomyłka w jednym słowie może przemienić znaczenie całej wypowiedzi, dlatego takie fragmenty wymagają dodatkowego sprawdzenia. W sytuacji niepewności warto zachować informację o problemie zamiast przedstawiać domysł jako fakt. Dotyczy to również sytuacji, w której rozmówca mówi niewyraźnie lub równocześnie wypowiada się kilka osób.
Na sposób przygotowania zapisu wpływa też to, jak będzie on w przyszłości wykorzystywany. Jeśli treść ma służyć głównie do analizy treści, można zastosować układ ułatwiający szybkie wyszukiwanie konkretnych fragmentów. Przy dokumentach związanych z materiałem dowodowym większe znaczenie może mieć zachowanie kolejności wypowiedzi i dokładne wskazanie miejsca w nagraniu. Warto też pamiętać, że treść nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Ton głosu, długość ciszy, sposób wypowiedzenia określonego słowa czy reakcje pozostałych osób mogą posiadać znaczenie, którego nie da się całkowicie przedstawić samymi zdaniami. Dlatego oznaczenia dotyczące pauz, śmiechu, hałasu w tle albo jednoczesnych wypowiedzi powinny być stosowane wtedy, gdy realnie pomagają odtworzyć przebieg rozmowy. W szczególności przy długich nagraniach liczy się konsekwencja, ponieważ zmienianie zasad zapisu w połowie dokumentu może utrudnić późniejsze korzystanie z przygotowanego materiału.
Więcej: stenogram.