W codziennej pracy z dokumentami bardzo duże znaczenie ma nie tylko sposób ich budowy, ale też późniejsze przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że potrzebny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę albo trafi do kilku folderów równocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie łatwych zadań.
Program do zarządzania dokumentami pozwala uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich kategorii a także stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Istotne jest co więcej dostosowanie struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Przeciwnie organizuje się dokumenty powiązane z obsługą klientów, a inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt rozbudowany podział może utrudniać odnalezienie informacji, natomiast zbyt ogólny powoduje, że użytkownik musi przeglądać wiele niepowiązanych plików.
W praktyce zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny tworzyć spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany lub tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu albo przechowywania przez konkretny czas. Ważne jest uwarunkowanie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad dosłownie dobrze uporządkowane repozytorium z w pewnych przypadkach staje się skomplikowane w obsłudze. Problemem bywają też różne wersje tego samego dokumentu. Jeśli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do wykorzystania nieaktualnych danych albo pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania przemian oraz zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie szczególnie tam, gdzie treść plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.
Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie samego skanowania, lecz również jakości plików i sposobów ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony albo nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, zwłaszcza w sytuacji dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ daje możliwość szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może również obsługiwać metadane, tj. data stworzenia, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich poprawność ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeśli opisy są niepełne lub niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna podczas filtrowania. Powinno się także pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania możliwości odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.
Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów powinno się uwzględnić wymagania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji oraz okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Nie każdy dokument można wyeliminować po zakończeniu aktualnej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie znaczy automatycznie, że spełniono wszystkie obowiązki związane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych a także sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W sytuacji dokumentacji zawierającej dane osobowe istotne jest ograniczenie dostępu do ludzi, którzy potrzebują tych informacji do wykonywania swoich zadań. Znaczenie ma też przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za konkretny obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań musi uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane także po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.
Dodatkowe informacje: kontrola czasu pracy pracownika.