Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi tylko o przestrzeganie priorytetowych reguł higieny, niemniej jednak też o zarządzanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnych etapach pracy.
System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad kontroli oraz możliwości reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają między innymi warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna oraz czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z tych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ niedociągnięcia mogą wynikać z różnorakich przyczyn i wymagać odmiennych działań.
Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją trzeba szczegółowo prześledzić wymianę żywności w zakładzie. W praktyce oznacza to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP powinno uwzględniać również codzienne ograniczenia organizacyjne (zobacz: wdrażanie haccp). Na przykład niewielka kuchnia może mieć ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i sposobność oddzielenia poszczególnych rodzajów towarów. W takim wypadku powinno się określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, a także częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma też temperatura w trakcie transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeżeli już ukazują się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.
W zwyczajnym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje również podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być realizowane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie sprecyzowanej osobie. Dotyczy to przykładowo sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania produktów. Istotne jest uwarunkowanie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce kłopotem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem albo brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są realnie wykonywane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady należy także aktualizować po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw lub organizacji stanowisk.
Podczas opracowywania systemu często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich wykorzystanie wymaga natomiast sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają użycia w danym zakładzie, lub pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie należy zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez zmian. Szczególnej uwagi wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do faktycznie używanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Tożsamo instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich użycia zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich tekst musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W innym razie powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.
Zobacz również: gastronomia.