W codziennej pracy administracyjnej sporo czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera aktualne dane. Problem pojawia się w szczególności wówczas, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami lub przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw a także rejestrowanie podstawowych informacji o ich pochodzeniu. Przy ustalaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku obszarów działalności. Na przykład, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeżeli plik zostanie przypisany jedynie do jednej kategorii, osoba pracująca nad drugim obszarem może mieć trudności z jego znalezieniem. Rozstrzygnięciem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń albo powiązań między sprawami. Ich liczba powinna jednak pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt rozbudowany system kategorii może utrudnić wybór właściwego opisu. Ważne jest też zobowiązanie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.
W organizacji obiegu dokumentów bardzo ważną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Nie każdy plik wymaga takiej samej testom. Notatka ze spotkania może służyć wyłącznie do użytku wewnętrznego, jednak dokument dotyczący zobowiązań finansowych może wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, by procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych obowiązków. W praktyce należy określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera usterki, wymaga wypełnienia albo nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest też zachowanie informacji o tym, kto wprowadził konwersję i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia zmian nie za każdym razem wyjaśnia przyczynę korekty, dlatego są przypadki w których niezbędny jest dodatkowy komentarz lub zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. O ile użytkownicy pobierają dokumenty na swoje urządzenia i później przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są w tym samym momencie widoczne. Zobowiązanie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów daje możliwość ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument powinno się wykorzystać w dalszych działaniach.
Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików oraz sposobność odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie utworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być jednak dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na własną treść. Problem pojawia się szczególnie w trakcie przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnorakich formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zapewni poprawne przypisanie do nowych dziedzinie. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami oraz czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia szukanie treści, lecz niedociągnięcia odczytu mogą dotyczyć numerów, dat albo nazw własnych. W dokumentacji, w której takie detale mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości też zestawienie z papierowym oryginałem.
Dokumentacja elektroniczna wymaga także określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z zadań użytkownika, a nie jedynie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w treść umowy, ale nie musi mieć prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W przypadku danych poufnych powinno się a przy tym uwzględnić zasady przekazywania plików poza organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu zadań. Istotne jest także uwarunkowanie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin zależy od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie należy więc usuwać plików wyłącznie dlatego, że zakończono obowiązujące zadanie. Przed podjęciem takiej wyborów trzeba sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania albo nie jest potrzebny do rozliczenia lub wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania danych po awarii. Trzeba sprawdzać nie tylko, czy kopie są tworzone, ale także czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez wiele lat trzeba przy tym kontrolować sposobność odczytu wykorzystywanych formatów a także sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.
Sprawdź również informacje na stronie: kontrola czasu pracy pracownika.