Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle jedynie jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość a także archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku sekcji równocześnie, dosłownie o ile na początku planowane jest jedynie automatyczne wysyłanie faktur.
Szczególnie istotne jest postanowienie, z którego kodu mają pochodzić dane przekazywane do systemu oraz gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. Jeżeli faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie powiązane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W takim wypadku warto wcześniej ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.
Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być niezbędny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, jednakże system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy ważne jest, ażeby użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy powinno się sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach albo miesiącach. Integracja z KSeF powinna więc uwzględniać nie tylko przekazanie treści dokumentu, ale też sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym zadaniem. Warto również pamiętać, że dokumenty nie za każdym razem przechodzą przez proces w identyczny sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.
Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w sytuacji błędów. W trakcie testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy ukazują się natomiast sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie albo komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wtedy istotne staje się zobowiązanie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu problemu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o następnym działaniu. Jednocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie zawsze jest najlepszym wyjściem. Jeżeli już przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie trzeba uwzględnić w trakcie ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono bezpośrednio na późniejszy czasszą pracę osób zajmujących się fakturami.
Znaczenie ma także przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Nawet bardzo dobrze skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania wyborów w nietypowych przypadkach. Pracownik powinien mieć świadomość tego, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej testom a także co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają informacjom w innym. Warto co więcej ograniczyć liczbę miejsc, w których powinno się poszukiwać tych samych informacji. Jeśli status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, mimo że sama wymiana danych działa prawidłowo. Integracja KSeF jest więc też kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników pozwala zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka a także gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.
Polecamy: KSeF API dla programistów.