Zmiany w menu, sezonowość produktów czy wprowadzenie nowego urządzenia kuchennego mogą wpływać na sposób postępowania z żywnością. Każda taka modyfikacja wymaga sprawdzenia, czy dotychczasowe zasady sprawdzeniu wciąż odpowiadają warunkom pracy. System HACCP nie jest dokumentacją przygotowywaną raz i pozostawianą bez przeróbek.
Powinien uwzględniać bieżące procesy zachodzące w zakładzie, a także zagrożenia powiązane z konkretnymi surowcami i metodami ich przetwarzania. Znaczenie ma między innymi sposób przygotowywania potraw z jaj, mięsa, ryb i towarów mlecznych, ponieważ poszczególne grupy żywności wymagają odmiennych warunków przechowywania a także obróbki. Prawidłowe rozpoznanie tych różnic stanowi jeden z elementów, na których opiera się wdrażanie HACCP. Analiza powinna obejmować również sytuacje nietypowe, tj. awaria chłodni, przerwa w dostawie energii czy opóźnienie transportu składników.
Ważną częścią organizacji pracy jest zobowiązanie zasad dotyczących przyjmowania i magazynowania towaru. W praktyce kontrola dostawy nie powinna ograniczać się do sprawdzenia zgodności zamówienia z dokumentem przewozowym. Trzeba zwrócić uwagę na stan opakowań, oznaczenia, daty przydatności a także warunki transportu, jeżeli już mają znaczenie dla danego produktu (zobacz także: wdrażanie haccp). Po przyjęciu surowce powinny natrafić do odpowiednich miejsc przechowywania, z uwzględnieniem wymogów temperaturowych i zasad oddzielania poszczególnych grup żywności. W obszarze gastronomia i HACCP ważne jest również administrowanie rotacji zapasów. Produkty przyjęte wcześniej powinny być wykorzystywane zgodnie z przyjętym sposobem organizacji magazynu, z uwzględnieniem ich terminów przydatności. Nie można co więcej zakładać, że samo oznaczenie daty rozwiązuje problem sprawdzeniu. Pracownik powinien mieć świadomość tego, jak postąpić z produktem o uszkodzonym opakowaniu, nieczytelnym oznaczeniu lub nieprawidłowej temperaturze przechowywania. Takie przypadki wymagają określonego sposobu oceny i udokumentowania podjętej wyborów.
Osobnym zagadnieniem jest kontrola alergenów, która ma znaczenie przy przygotowywaniu potraw z różnych składników. Nawet o ile receptura nie przewiduje zastosowania określonego alergenu, może dojść do jego przypadkowego przeniesienia przez wspólne narzędzia, powierzchnie robocze lub niewłaściwie przechowywane produkty. Dlatego procedury powinny uwzględniać sposób oznaczania surowców, organizację stanowisk oraz zasady czyszczenia sprzętu wykorzystywanego do przygotowywania różnorakich dań. Ważne jest także przekazywanie informacji między osobami przyjmującymi zlecenia a pracownikami kuchni. Błąd na tym etapie może wynikać nie z samego składu potrawy, lecz z nieprecyzyjnej komunikacji lub braku aktualnych informacji o recepturze. W dokumentacji HACCP warto zatem uwzględnić sposób postępowania w przypadku zmiany składników, zastąpienia produktu innym lub przygotowania dania na indywidualne zamówienie. Należy pamiętać, że wykaz alergenów i zasady informowania konsumentów podlegają odrębnym wymaganiom prawnym, które należy uwzględnić w organizacji działalności.
Podczas budowy dokumentacji można skorzystać z materiałów pomocniczych, takich jak wzory haccp, przykładowe karty testom czy instrukcje dotyczące higieny. Ich treść powinna jednak zostać zweryfikowana pod kątem rzeczywistych warunków panujących w kuchni. Szczególnej sugestie wymagają formularze, które zawierają ogólne zapisy bez wskazania częstotliwości testom, osoby odpowiedzialnej i sposobu reagowania na wykryte odstępstwa. Samo wypełnienie rubryk nie daje pełnego obrazu sytuacji, jeśli nie wiadomo, czego dotyczył pomiar i jakie działania podjęto po uzyskaniu nieprawidłowego wyniku. Dokumentacja powinna umożliwiać odtworzenie przebiegu testom, dlatego istotne są daty, czytelne wpisy a także informacje o potencjalnych korektach. Przydatne jest także okresowe sprawdzanie, czy pracownicy korzystają z aktualnych wersji instrukcji. Zmiana receptury, dostawcy lub układu wnętrz może wymagać przemian wcześniejszych zapisów. W ten sposób dokumentacja pozostaje powiązana z faktyczną organizacją pracy, zamiast opisywać procesy, które nie są już wykonywane.
Sprawdź tutaj: gastronomia.