Nie prawie każde nagranie nadaje się do bezpośredniego wykorzystania bez wcześniejszego uporządkowania treści. W praktyce bardzo szybko okazuje się, że dźwięk, zwłaszcza dłuższy i wielowątkowy, wymaga przekształcenia w formę tekstową, która umożliwia na wygodne operowanie informacją. Taki zapis ułatwia analizę, porównywanie fragmentów oraz wracanie do konkretnych wypowiedzi bez konieczności wielokrotnego odsłuchiwania całości.
Z doświadczenia wynika, że już na etapie pierwszego odsłuchu widać różnice w jakości materiału, co w późniejszym czasie wpływa na sposób jego opracowania i poziom szczegółowości zapisu.
W tym kontekście transkrypcje nagrań są traktowane jako proces wymagający nie tylko i wyłącznie wiernego odwzorowania słów, ale także uporządkowania struktury wypowiedzi. W praktyce pojawiają się sytuacje, w których rozmowy są przerywane, nakładają się na siebie lub zawierają dłuższe pauzy, co utrudnia zachowanie naturalnej ciągłości tekstu. W tak zaistniałych okolicznościach konieczne jest podjęcie decyzji, jak oddać przebieg rozmowy w sposób czytelny, a równocześnie zgodny z oryginałem. Na prawdę często zwraca się uwagę na to, że różnorodne rodzaje nagrań wymagają odmiennego podejścia, ponieważ zupełnie inaczej opracowuje się wywiad, a inaczej rozmowę kilku osób prowadzoną w mniej uporządkowanych ustaleniach.
W bardziej formalnych sytuacjach pojawia się transkrypcja do sądu, gdzie wyjątkową wagę przywiązuje się do dokładności i zgodności z faktycznym przebiegiem wypowiedzi. W praktyce oznacza to konieczność zapisu bez pomijania istotnych elementów, dosłownie jeżeli już w zwykłym języku mogłyby one zostać uznane za nieistotne. Istotne staje się też zachowanie kolejności wypowiedzi a także oznaczenie osób biorących udział w rozmowie, co umożliwia odtworzyć pełny kontekst zdarzenia (więcej informacji: transkrypcje cennik). Czasem materiał jest trudny technicznie, na przykład przez hałas tła albo niewyraźną dykcję, co a przy tym wpływa na czas i sposób opracowania tekstu.
W szerszym ujęciu stenogram jest formą zapisu, która porządkuje wypowiedzi w sposób możliwie wierny, niemniej jednak równocześnie czytelny dla odbiorcy. W praktyce jego przygotowanie wymaga skupienia na szczegółach językowych, ponieważ dosłownie niewielkie różnice w zapisie mogą przekształcać sens wypowiedzi. Na prawdę często obserwuje się, że dopiero po przekształceniu nagrania w tekst możliwe staje się kompletne rozważenie przebiegu rozmowy, w szczególności gdy zawiera ona wiele wątków albo odniesień do wcześniejszych wypowiedzi. Dzięki temu materiał audio zyskuje formę, która daje możliwość na dalszą analizę bez konieczności odtwarzania go w całości.
Dodatkowe informacje: transkrypcje nagrań.